Personalbeschaffung & Recruitment

Inhouse vs. Personalvermittler

Die Gegenüberstellung dieser beiden Ansätze bildet das Kernthema des Artikels.

In diesem Blogbeitrag zur Personalbeschaffung tauchen wir tiefer in die Vor- und Nachteile von externen Personaldienstleistern im Vergleich zum Inhouse-Recruiting ein.

Personaldienstleister wird hier im Zusammenhang mit externen Anbietern von Rekrutierungsdienstleistungen verwendet.

Erfahre aus erster Hand, wie wir die Herausforderungen des Fachkräftemangels gemeistert haben und Du Dein Team durch einen standardisierten Personalbeschaffungsprozess, Dein Team mit den richtigen Talenten stärkst.

Das Dilemma der Personalbeschaffung

Das Hauptproblem, das ALLE Unternehmen, egal ob klein oder groß, in Deutschland gemeinsam haben ist, dass allgemein sowohl die Quantität als auch die Qualität an Arbeitskräften fehlen.

Die Ursache des Arbeitskräftemangels

1. Demografischer Wandel
   Unsere Gesellschaft in Deutschland altert, was zu einem Rückgang der erwerbsfähigen Bevölkerung führt.
   
   Jüngere Generationen sind zahlenmäßig kleiner als die ausscheidenden Arbeitskräfte, was zu einer natürlichen Verknappung des Arbeitskräfteangebots führt.
   

2. Fachkräftemangel in spezifischen Branchen
   Besonders in technologieorientierten und spezialisierten Industrien wie IT, Ingenieurwesen und Pflege herrscht ein akuter Mangel an qualifizierten Fachkräften.
   
   Die rasante technologische Entwicklung und höhere Anforderungen an die Qualifikationen verschärfen das Problem.
   

Einstellung zur Work-Life-Balance

3. Veränderte Erwartungen & Einstellungen der Arbeitnehmer
   Jüngere Arbeitskräfte legen mehr Wert auf „Work-Life-Balance“, flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit zum Homeoffice.
   
   
   Die grundlegende Einstellung zur Arbeit hat sich insbesondere bei der jüngeren Generation stark verändert – böse Zungen würden sagen „der Nachwuchs von heute möchte sich nicht mehr die Finger schmutzig machen, wenig arbeiten und viel Geld verdienen – die Freizeit steht im Vordergrund“. 😉

4. Mangelnde Attraktivität einiger Regionen
   Bestimmte Regionen in Deutschland kämpfen mehr mit dem Fachkräftemangel als andere.
   
   Vor allem ländliche oder strukturschwache Gebiete kämpfen um Fachkräfte.
   
   

5. Globale Konkurrenz
   Die Globalisierung hat den Arbeitsmarkt internationalisiert. Hochqualifizierte Arbeitskräfte haben heute die Möglichkeit, weltweit nach attraktiven Jobangeboten zu suchen.
   
   Deutsche Unternehmen konkurrieren daher nicht nur untereinander, sondern auch mit internationalen Firmen um die besten Köpfe.
   

Die Auswirkungen des Arbeitskräftemangels

Direkter Umsatzverlust
Wenn Du aufgrund von Personalmangel nicht in der Lage bist, Aufträge anzunehmen oder fristgerecht zu erfüllen, führt dies direkt zu Umsatzverlusten.

Beispiel: Ich war letztens in einem großen Steakhaus. Dort war ein ziemlich großer Bereich mit Tischen gesperrt, obwohl sich draußen vor der Türe eine Schlange von Gästen gebildet hatte.

Als ich die Servicekraft fragte, warum der Bereich abgesperrt ist, teilte sie mir mit, dass sie kein Personal finden. Ist das nicht erschreckend, was an Umsatz verloren geht, weil selbst die Gastronomie keine willigen Arbeitskräfte mehr findet?

Erhöhte Personalkosten
Versuche, den Mangel an Arbeitskräften durch Überstunden vorhandener Mitarbeiter oder durch den Einsatz von weniger qualifiziertem Personal zu kompensieren, führen zu erhöhten Personalkosten – Du musst ja irgendwie Deine Mitarbeiter motivieren. 😬

Motivation und Mitarbeiterzufriedenheit
Ein konstanter Arbeitskräftemangel belastet Deine vorhandenen Mitarbeiter.
Dies führt zu Überarbeitung, sinkender Arbeitszufriedenheit und letztlich zu einer höheren Fluktuation.

Innere Kündigung des Jobs

Die Auswirkungen unbesetzter Stellen auf das vorhandene Personal führen zu einer Abwärtsspirale.

Wenn Du und Deine Mitarbeiter über einen längeren Zeitraum einer Arbeitsüberlastung ausgesetzt sind, wird sich die Produktivität, das Betriebsklima und die Motivation stark reduzieren und am Ende stellt sich jeder die Frage „Warum tue ich mir das an?“.

Deshalb ist Mitarbeiterführung mit Verstand und Herz (Wertschätzung) wichtiger denn je. 😊

Du musst Dich um Deine Mitarbeiter kümmern wie um Deine eigene Familie. Daher ist ein schlechtes Betriebsklima immer der Anfang vom Ende!

Wir hatten diese Zeiten auch und das Schlimme ist, dass meist die besten Mitarbeiter zwangsläufig mit eingespannt werden müssen – es wäre fatal, wenn diese kündigen.

Zu wenig stabile Mitarbeiter und Führungskräfte, sind wahrscheinlich auch bei Dir die Hauptgründe, warum Du im Hamsterrad hängst und permanent Feuerwehrmann bist.

Harter Wettbewerb um Talente
Du konkurrierst wahrscheinlich mit Großkonzernen um dieselben qualifizierten Arbeitskräfte. Da Konzerne oft höhere Gehälter, bessere Sozialleistungen und internationale Karrieremöglichkeiten anbieten, wird es für kleine und mittlere Unternehmen immer schwieriger, gute Arbeitskräfte zu gewinnen.

Spezifische Herausforderungen im Recruitment-Prozess

Vakanzkosten für eine unbesetzte Stelle und die durchschnittliche Vakanzzeit

Die durchschnittlichen Kosten für ein Unternehmen (Vakanzkosten), um eine Stelle zu besetzen, liegen in Deutschland zurzeit bei ca. 30.000 Euro. D.h. das sind die Opportunitätskosten und der entgangene Umsatz ohne Recruitmentkosten, z.B. für Anzeigen, Personalvermittler etc. oder die Einarbeitungszeit eines neuen Mitarbeiters.

Durchschnittliche Vakanzzeit bis zur Besetzung einer Stelle:

Laut Bundesagentur für Arbeit dauert es im Durchschnitt 149 Tage, bis eine Stelle besetzt ist (Stand: 03/24) – Tendenz klar steigend. 🙁

Lösungsansätze gegen den Fachkräftemangel

Das Unternehmen klein halten bzw. gesund schrumpfen oder schließen
Eine Option, die Du wahrscheinlich nicht wählen möchtest, denn dafür bist Du nicht mit Deiner Vision & Mission angetreten. 😉

Es ist trotzdem traurig zu sehen, dass richtig gute und profitable Unternehmen und Handwerksbetriebe liquidiert werden, weil sie keine Nachfolger und motivierte Arbeitskräfte finden.

Das ist auch eine meiner Hauptmotivationen, diesen Blog zu betreiben. Ich möchte, dass wir wieder mehr und bessere Leader in unserer Wirtschaft aufbauen, weil wir dieses Land am Laufen halten. 😎

Inhouse-Recuitment

Deine eigene interne Personalabteilung hat viele Vorteile:

– schnellere Einstellungsprozesse,
– Kosteneffizienz und
– die Möglichkeit, einen Talentpool zu entwickeln.

Doch es erfordert auch Know-how und Ressourcen.

Was ist Inhouse-Recruitment?

Inhouse-Recruitment (interne Personalbeschaffung) bezieht sich auf den Prozess der Mitarbeitergewinnung, der direkt von Deinen Mitarbeitern durchgeführt wird, anstatt externe Dienstleister oder Personalvermittlungsagenturen zu beauftragen.

Dieser Ansatz hat verschiedene Merkmale und Vorteile:

• Schnellere Einstellungsprozesse
  Inhouse-Recruitment führt zu schnelleren Einstellungsprozessen, da die Kommunikationswege kürzer sind und Entscheidungen schneller getroffen werden.
  
  Deine Personalabteilung oder ein spezieller Mitarbeiter im Unternehmen übernimmt die gesamte Verantwortung für den Rekrutierungsprozess.
  
  Du hast einen Ansprechpartner und kannst diesen entsprechend auf das Recruitment pushen, damit Du in der Ursache – nicht Wirkungsposition – bleibst.
  
  Die Aufgaben Deines Inhouse-Recruiters umfassen die Ausschreibung von Stellen, das Screening von Bewerbungen, die Durchführung von Vorstellungsgesprächen, die Auswahl der Kandidaten und den Onboarding-Prozess.
  
  
• Unternehmenskultur
  Du und Dein Inhouse-Recruiter kennt Euer eigenes Ökosystem ganz genau.
  
  Ihr könnt am besten beurteilen, welche spezifischen Anforderungen an die zu besetzenden Stellen gestellt werden.
  
  So kannst Du effektiver nach Kandidaten suchen, die nicht nur die fachlichen Qualifikationen erfüllen, sondern auch gut zur Unternehmenskultur und zum Team passen.
  
  
• Kosteneffizienz
  Obwohl der Aufbau eines internen Recruitment-Teams anfängliche Investitionen erfordert, wird es für Dich langfristig kostengünstiger sein, als die regelmäßige Beauftragung externer Personalvermittler, da diese in der Regel hohe Vermittlungsgebühren für jede erfolgreiche Platzierung verlangen.
  
  
• Aufbau von Talentpools
  Unternehmen mit einem Inhouse-Recruitment-Ansatz haben den enormen Vorteil, dass sie ein Talentpools aufbauen und pflegen können.
  
  Dies ermöglicht Dir eine schnelle Reaktion auf neuen Personalbedarf.
  
  
• Anpassungsfähigkeit & Flexibilität
  Dein internes Rekrutierungsteam kann Deine Strategien und Prozesse schnell anpassen, um auf Veränderungen des Marktes oder Deiner Geschäftsziele zu reagieren.
  
  Dies umfasst auch die Anpassung an neue Technologien und Rekrutierungstrends – aktuell das neue Zeitalter von KI (Künstliche Intelligenz).
  
  

Obwohl Inhouse-Recruitment viele Vorteile bietet, hängt die Effektivität dieses Ansatzes von der Größe des Unternehmens und der Anzahl der zu besetzenden Stellen bzw. des Personalbedarfs ab.

Ferner brauchst Du das Know-how für die Etablierung Deines Inhouse-Recruitments und „Best Practices“ im Bereich der Personalbeschaffung.

Die gute Nachricht: 🙂
Aufgrund dessen, dass viele meiner Kunden in meinem Hauptjob das gleiche Problem haben und wir bei der AF Media früher vor den gleichen Herausforderungen standen, haben wir einen professionellen Personalbeschaffungsprozess etabliert.

Ferner haben wir eine Checkliste erstellt, die ich Dir im Downloadbereich bereitstelle. 🙂

Nachdem wir die Prozesse und einen Inhouse-Recruiter etabliert haben, bekommen wir pro Woche zwischen 60 und 90 Bewerbungen. 🙂

Diese Checkliste beinhaltet Know-how aus der Praxis für die Praxis und ist für Unternehmen ab 5 Mitarbeitern, die Personalbedarf haben und weiter expandieren möchten, geeignet.

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Externe Personalbeschaffungsmethoden

Die Arten und Wege der Personalbeschaffung

Von klassischer Personalvermittlung über Arbeitnehmerüberlassung bis hin zur Direktvermittlung – externe Dienstleister bieten Flexibilität, sind aber oft eine kostspielige Lösung und nicht auf Langfristigkeit ausgelegt.

Verschiedene Methoden der Personalbeschaffung:

Aus der klassischen Personalvermittlung entstand die:

• Arbeitnehmerüberlassung
• Leiharbeit
• Zeitarbeit
  

Alle drei Begriffe beziehen sich auf eine Dreiecksbeziehung zwischen einem festen Arbeitgeber (die Personalvermittlungsagentur), einem Arbeitnehmer und einem Unternehmen, das diesen Arbeitnehmer temporär einsetzt.

Die Einsatzdauer beim entleihenden Unternehmen reicht von mittelfristig bis zu 18 Monaten bis hin zu kurzfristigen Einsätzen, wie etwa wochenweise Beschäftigungen auf Baustellen oder in der Gastronomie.

Dir als Arbeitgeber bietet die Nutzung von Leiharbeit Flexibilität, um auf wirtschaftliche oder externe Einflüsse zu reagieren. Diese Methode passt jedoch nicht zu allen Unternehmen oder Positionen, da oft weniger spezialisierte Kräfte verliehen werden.

Die Kosten für die Arbeitnehmerüberlassung sind, bei weniger qualifizierten Personal, nicht sehr hoch.

So liegt der Aufschlag auf den üblichen Brutto-Stundenlohn zwischen 50 und 100 % (Bsp.: Stundenlohn 18,- EUR inkl. Lohnnebenkosten = in der Regel mindestens 27,- EUR/Stunde an Kosten für den Personalvermittler).

Diese Form der Arbeitnehmerüberlassung ist langfristig kein gutes Investment und lohnt sich aus meiner Sicht nur bei kurzfristigen Engpässen.

Direktvermittlung von Personal

Seit ungefähr Mitte der 1990er-Jahre gibt es in Deutschland die Direktvermittlung von Personal als Dienstleistung. Hieraus entstanden die Begriffe bzw. Bereiche:

• Personalagentur
• Personaldienstleister
• Headhunter

Alle, auch die klassische Personalvermittlungsagentur für Arbeitnehmerüberlassung, bieten die Dienstleistung der Direktvermittlung von Personal an.

Bei dieser Form beauftragst Du als Unternehmer eine Agentur oder einen Headhunter, um für Dich nach passendem Personal zur direkten Festanstellung in Deinem Unternehmen zu suchen.

Dieses Instrument der Personalbeschaffung zielt meist auf die Vermittlung von schwer zu besetzenden Fach- oder Führungspositionen ab.

Für Dich als Unternehmer ist diese Form der Personalgewinnung allerdings kostenintensiv, oft basierend auf einem Retainer-Modell plus einem prozentualen Anteil des Brutto-Jahresgehalts des vermittelten Mitarbeiters (etwa 20 – 30 %).

Meine Erfahrung:
Ich halte von dieser Art des Personal-Recruitment, insbesondere wenn Personal von anderen Firmen aktiv abgeworben wird, nichts. 😬

Es ist etwas anderes, wenn Du eine Agentur beauftragst, Leads/Bewerber via Marketing zu generieren.

Begründung:

1. Du möchtest kein Personal haben, das nur mit der Hauptmotivation „Geld“ bei Dir arbeitet. Das sind die, die auch plötzlich wieder weg sind, wenn der Nächste ein besseres Angebot unterbreitet.

2. Die besten Fach- und Führungskräfte entwickeln sich immer aus dem eigenen Unternehmen, wenn sie entsprechend gefördert und wertgeschätzt werden. Sie kennen Dein „Ökosystem“ (die Kunden, Abläufe, Betriebsklima etc.) Wenn Du ein guter Leader bist und gute Führungskräfte aufbaust, werden sie das Unternehmen nicht verlassen.

3. Du möchtest nicht, dass eine Agentur oder ein Headhunter bei Dir aktiv Personal abwirbt, also solltest Du auch nicht den Auftrag geben, bei anderen Unternehmen Personal abzuwerben.

4. Aufgrund des allgemeinen Fachkräftemangels gibt es in dieser Branche leider einige schwarze Schafe, die unsere Not als Unternehmer ausnutzen.

Traurige Wahrheit: Es gibt Headhunter und Agenturen, die Dir aktiv Personal vermitteln. Sie haben eine Beziehung zu Deinem Bewerber aufgebaut und haben diesen Kontakt in ihrer Kartei.

Es kommt nicht selten vor, dass nach 1 bis 2 Jahren die gleiche Agentur oder der gleiche Headhunter wieder anruft, um Deine Bewerber mit einem besseren Angebot abzuwerben und an das nächste Unternehmen zu vermitteln.

Selbst wenn die Agentur seriös arbeitet, besteht immer das Risiko, dass ein ehemaliger Mitarbeiter dieser Agentur zu einem anderen Arbeitgeber wechselt und was meinst Du, was er mitnimmt – natürlich seine Kontakte 😉

Wichtig: Es gibt selbstverständlich auch seriöse Headhunter & Agenturen, die solche Dinge nicht praktizieren. Daher mein Tipp: Lass Dir immer Referenzen geben, mit denen Du selbst telefonierst, wenn Du diesen Weg gehst.

Recruitment-Agenturen für Bewerber-Leads

Eine moderne Strategie zur Generierung von Bewerber-Leads über Social Media

Seit etwa 2022 entwickelte sich eine neue Branche, die sich auf die Generierung von Bewerber-Leads über Social-Media-Kanäle spezialisiert hat.

Das sind Online-Marketing-Agenturen, die via Ads (Anzeigen) auf Social-Media-Kanäle, wie Facebook, Instagram, TikTok etc., Bewerber-Leads generieren.

Damals war das eine echte Weiterentwicklung, damit eine Zielgruppe angesprochen wurde, die noch nicht aktiv auf Stellensuche war.

Hier wurde der Bedarf geweckt, sich weiterzuentwickeln, etwas Neues zu machen oder mehr Geld zu verdienen.

Das Interessante an dieser Idee zur Personalbeschaffung bzw. dieser Art der Werbung ist, dass es die natürliche Weiterentwicklung des Marketings war und Zielgruppen adressiert wurden, die noch gar nicht über einen Jobwechsel nachgedacht haben.

Social Recruiting ist bereits der neue Standard geworden, aber nicht der heilige Gral.

Die Vorteile von Recruitment-Agenturen

Recruitment via Social Media ist mittlerweile ein fester Bestandteil der Personalbeschaffung. Solche Agenturen sind hilfreich, wenn man kaum Wissen hat, wie man Werbung auf Social-Media-Plattformen schaltet.

Ferner brauchst Du einen „Funnel“ (Trichter), nachdem ein Interessent auf die Werbeanzeige geklickt hat, um die Anfragen der Bewerber zu selektieren.

Du oder Deine Mitarbeiter, sofern Du keinen Inhouse-Recruiter hast, haben nicht die Zeit, mit jedem Interessenten zu telefonieren – auch nicht mit denen, die sich nur „unverbindlich informieren“ wollen.

Eine Recruitment-Agentur für Bewerber-Leads ist als externer Dienstleister hilfreich, wenn Du mehrere Stellen zu besetzen hast. Allerdings gibt es hier auch Nachteile, die nicht zu unterschätzen sind.

Die Nachteile von Recruitment-Agenturen

Personaldienstleister und Agenturen sind (erst einmal) ein Beschleuniger, um mehr Bewerber-Leads zu generieren, was gut ist. Wenn Du aber nicht das Fundament bzw. einen Personalbeschaffungsprozess hast (damit meine ich ansprechende Karriereseiten im Internet oder den Prozess dahinter, produzierst Du nur Kosten, Chaos und Stress).

Agenturen in der Personalbeschaffung können nur eine „schöne Verpackung“ online vermarkten und holen oftmals unter falschen Versprechungen (Geld) die Bewerber-Leads.

Hintergrund: Viele Agenturen arbeiten nach dem Motto/Prinzip „Wir müssen viele Leads produzieren – Quantität steht vor Qualität“ – und möchten die Leads möglichst günstig einkaufen.

Das ist aus meiner Sicht Unsinn, denn ich zahle gerne mehr pro Lead, wenn ich dafür auch einen interessierten Bewerber-Lead bekomme, der auch für die ausgeschriebene Stelle qualifiziert ist.

Die meisten Agenturen kennen sich mit Online Marketing auskennen, aber selten einen Plan vom Unternehmertum haben und noch nicht einmal die Definition von Personalbeschaffung kennen.🙁

Auch in diesem Bereich tummeln sich leider einige schwarze Schafe, die die Not der Unternehmer ausnutzen und sie finanziell „ausnehmen“.

Die gute Nachricht ist, dass ich ein Netzwerk von guten Agenturen habe und Dir helfen kann. 🙂

Wichtig: Auch diese Agenturen bringen Dir nur etwas, wenn Du Dein Fundament zur Personalbeschaffung setzt.

Daher empfehle ich Dir den Videokurs „Inhouse-Recruitment“, selbst wenn Du alles extern auslagern möchtest.

Hier bekommst Du alles, um ein echtes Employer Branding zu etablieren und um auch Deine bestehenden Mitarbeiter an Deinem Unternehmen zu binden.

Natürlich solltest Du auch meinen Newsletter abonnieren, damit Du keine wichtigen Insights verpasst! 🙂

Tipp: Um die Zeit zur Etablierung eines funktionierenden Recruitments zu überbrücken, empfehle ich Dir Deine Prozesse noch weiter zu optimieren und zu digitalisieren.

Ein sehr guter Hebel ist das Arbeiten mit KI-Tools – das spart Dir erheblich Zeit & Geld, die Du in das Recruitment stecken kannst. 🙂

Resümee zur Mitarbeitergewinnung

Es gibt leider viele schwarze Schafe – Agenturen und Dienstleister, die Dich beim Recruitment unterstützen möchten, weil es ein gigantischer Markt ist, um die Not der Unternehmer auszunutzen.

Die gute Nachricht ist, dass es auch einige gute Dienstleister gibt, die Dir beim Recruitment helfen können.

Um Zeit und Manpower zu sparen, lohnt es sich in bestimmten Bereichen, eine externe Agentur als flankierende Unterstützung zu beauftragen – Du musst ja auch nicht alles selbst erledigen.

Unser Unternehmen hat sich nach viel Lehrgeld entschieden, das Recruitment inhouse zu etablieren und punktuell für bestimmte Bereiche auf externe Dienstleister zurückzugreifen.

Allgemein kann ich Dir raten, dass wenn Du einen Personalbedarf von weniger als 5 Mitarbeitern hast, lohnt sich nicht das Aufsetzen von einem Inhouse Recruitment. Hier fährst Du schneller und besser mit Personalvermittlern.

Solltest Du einen kontinuierlichen Bedarf und mehr als 3 zu besetzende Stellen haben, lohnt sich das Inhouse Recruitment in jedem Fall. Flankierend, um noch mehr Speed auf die Straße zu bringen, kann sich das Einschalten einer Recruitment Agentur für Dich lohnen.

Wenn Du dringend Personal benötigst und Dir eine Menge Zeit sparen möchtest, um nicht alles selbst herausfinden zu müssen, hilft Dir der Videokurs inkl. Bonusmaterial zum Thema “Recruitment im Zeitalter von KI” – das ist ein echter Turbo, um den Fachkräftemangel zu beseitigen.

Wichtig: In der heutigen Arbeitswelt kannst Du es Dir nicht leisten, beim Thema Recruitment auf der Stelle zu treten.

Es gilt smarte, zukunftsorientierte Wege zu gehen, um Dein Unternehmen voranzubringen und die besten Talente für Dich zu gewinnen.

Egal welchen Weg Du einschlägst, Du kommst in keinem Fall darum, ein Employer Branding (Arbeitgebermarke) aufzubauen, um Dein Team zu stärken.

Außerdem erkundigt sich fast jeder Bewerber über das zukünftige Unternehmen im Internet, bevor sie zum Vorstellungsgespräch kommen bzw. sich bewerben.

Employer Branding

Ein wichtiges Konzept zur Attraktivitätssteigerung als Arbeitgeber

Worauf es wirklich beim Employer Branding ankommt und was die Mindestanforderungen sind, damit Du Deinen Personal-/Fachkräftemangel beseitigst, erfährst Du in meinem Newsletter und im Blogbeitrag: Die Employer-Branding-Lüge

Bleib dran und lass uns gemeinsam den Fachkräftemangel in die Schranken weisen!

Für ein starkes Team,
Thorsten