Das Pareto-Prinzip ist ein unverzichtbares Werkzeug im Arsenal erfolgreicher Unternehmer und Führungskräfte. 😎
Dieses Prinzip lehrt uns, dass 80 % der Ergebnisse primär durch 20 % des Aufwands erreicht werden.
Ich gebe Dir einen tieferen Einblick in dieses spannende Thema und zeige Dir, wie Du als Führungskraft Deinen Wirkungsgrad durch effektives Zeitmanagement in der täglichen Mitarbeiterführung enorm erhöhst. 🙂
Geschichte und Ursprung des Pareto-Prinzips
Als Unternehmer möchte ich Dir die Geschichte und den Ursprung des Pareto-Prinzips näherbringen, ein Konzept, das Deine Sichtweise auf Effizienz und Produktivität grundlegend verändern wird. 😀
Dieses Prinzip, oft auch als 80/20-Methode bekannt, wurde erstmals Ende des 19. Jahrhunderts von dem italienischen Ökonomen Vilfredo Pareto entdeckt.
Pareto beobachtete, dass in Italien etwa 80 % des Landes nur 20 % der Bevölkerung gehörten.
Diese scheinbar zufällige Verteilung fand er in verschiedenen Bereichen des Lebens wieder.
Das führte ihn zu der Erkenntnis, dass eine kleine Anzahl von Ursachen häufig für einen Großteil der Ergebnisse verantwortlich ist.
Wichtig: Das gilt sowohl für positive als auch für negative Ergebnisse.
Übertragen auf Dein Handeln im Unternehmen bedeutet dies:
- Mit den 20 % Deiner Kunden machst Du 80 % Deines Umsatzes.
Im Umkehrschluss bedeutet es, dass 20 % von Deiner Kunden Dich 80 % Deiner Zeit kosten. - Mit den 20 % Deiner Top-Mitarbeiter erreichst Du 80 % der Ergebnisse oder Ziele Deines Unternehmens.
Im Umkehrschluss bedeutet es, dass 20 % Deiner Mitarbeiter wenig beitragen und 80 % der Zeit- und Nervenfresser im Tagesgeschäft sind. - Mit den 20 % Deiner Tätigkeiten und Aufgaben erreichst Du 80 % der gewünschten Ergebnisse.
Im Umkehrschluss bedeutet es, dass mindestens 20 % Deiner Tätigkeiten völlig sinnlos sind.
Das Pareto-Prinzip angewandt auf Business & Zeitmanagement
Das übergeordnete Prinzip oder Naturgesetz ist tatsächlich gem. Pareto 80/20.
Auf geschäftlicher Ebene geht man eine Ebene tiefer. Das bedeutet, hier identifiziert man die „Good 20“ und zusätzlich die „Bad 20“. Das bedeutet 20 % → 60 % → 20 %.
Die „Good 20“ Aktivitäten, Kunden oder Mitarbeiter bringen die meisten Ergebnisse.
Die „Bad 20“ Aktivitäten, Kunden oder Mitarbeiter sind die Zeit-, Geld- und Nervenfresser.
Die restlichen 60 % tragen schleichend entweder zu den „Good 20“ oder den „Bad 20“ bei, weil nichts im physikalischen Universum gleich bleibt. Entweder es entwickelt sich weiter oder verschlechtert den Zustand.
Du musst Dir das wie folgt vorstellen bzw. unterteilen:
Kunden: Von 100 Kunden sind 20 „Good-Kunden“, 60 „OK-Kunden“ und 20 „Bad-Kunden“.
Mitarbeiter: Von 100 Mitarbeitern sind 20 „A-Mitarbeiter“, 60 „B-Mitarbeiter“ und 20 „C-Mitarbeiter“.
Zeitmanagement:
Mit 20 % Deiner Arbeitsweise erreichst Du Top-Ergebnisse bzw. die größte Effizienz
(Du handhabst, leitest und setzt Dinge durch).
60 % Deiner Zeit verbringst Du mit Routinetätigkeiten
(Woker-Tätigkeiten)
und
20 % Prozent Deiner Zeit investierst Du in der Regel in völlig sinnlose Tätigkeiten – das ist wirklich die Wahrheit.
Konzentriere Dich als Führungskraft auf die 20 % Deiner Aufgaben, die 80 % der gewünschten Ergebnisse bringen und Du wirst eine deutliche Steigerung Deiner Produktivität erleben.
Nutze dieses Zeitmanagement zu Deinem Vorteil und überdenke Deine Arbeitsweise.
Anwendung des Pareto-Prinzips auf das Zeitmanagement in Deinem Unternehmen
Beim Einsatz des Pareto-Prinzips auf das Zeitmanagement in Deinem Unternehmen geht es genau darum: die 20 % der Aufgaben zu identifizieren, die den Löwenanteil der Ergebnisse liefern.
Diese Tatsache ermöglicht es Dir, Deine Prioritäten sinnvoll zu setzen.
Es geht vor allem darum, die wichtigen von den weniger wichtigen Aufgaben zu unterscheiden und sich auf jene zu konzentrieren, die wirklich zählen. Ferner solltest Du als Führungskraft die 20 % Zeit-, Geld- und Nervenfresser konsequent eliminieren 😉
So schaffst Du es, mit weniger Aufwand mehr zu erreichen und Dein Unternehmen auf Erfolgskurs zu halten. 😎
Praxistipps: Aussortieren der „Bad 20 %“ nach Pareto
Trenne Dich von Deinen unrentablen Kunden
Ich habe mehrere Hausverwaltungen aufgebaut und wieder verkauft. Einmal pro Jahr habe ich die Kunden ausgewertet. Die 20 % der Kunden, die den geringsten Umsatz gemacht haben und die meiste Zeit in der Verwaltung gekostet haben, wurden konsequent aussortiert. Wir haben zum nächstmöglichen Termin die Verwaltung nett gekündigt und eine ordentliche Übergabe durchgeführt. 😎
Trenne Dich von Deinen ineffizienten Mitarbeitern
Wir sortieren konsequent und in regelmäßigen Abständen die „C-Mitarbeiter“ aus, die nicht produktiv sind, andere permanent von der Arbeit abhalten und Dich nur Nerven kosten.
Wichtig: Handle als Führungskraft nach ZDF (Zahlen, Daten, Fakten). Du brauchst Kennzahlen oder Statistiken, an denen Du die Leistungen Deiner Mitarbeiter messen kannst. Schau auf die Ergebnisse und lass Dich nicht von Meinungen oder Geschwätz beeindrucken. 😎
Fokussiere Dich immer auf den Engpass
Du bist der Leader und eine der wertvollsten Ressourcen im Unternehmen.
Deshalb konzentriere Dich bei Deinen Aufgaben immer auf den größten Engpass/das größte Problem oder den Punkt, der Dich am schnellsten zur idealen Szene bringt.
Das bedeutet, dass Deine Prioritäten auf den Tätigkeiten liegen, die den maximalen Fortschritt oder die besten Ergebnisse liefern. Delegiere Deine Worker-Tätigkeiten auf Mitarbeiter – Deine Zeit ist zu wertvoll! 🙂
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Diese Tipps sind Pareto in Anwendung und sparen Dir viel Zeit & Geld 🙂
In meinem Blogartikel „Prioritäten setzen als Führungskraft – Pareto-Prinzip“ zeige ich Dir auf, wie Du Zeitmanagement nutzt, um die Produktivität enorm zu steigern. 😎
Falls Du Dich noch nicht für den Führungsnewsletter eingetragen hast, solltest Du es jetzt tun. So verpasst Du keine wertvollen Insights zum Zeitmanagement und anderen wichtigen Führungstipps aus der Praxis! 🙂
Checkliste: 10 Schritte zur Umsetzung nach Pareto
Diese folgenden Schritte dienen Dir als Leitfaden zur Einführung des 80/20-Prinzips in Deinem Unternehmen, um die Effizienz zu steigern und die Ressourcen optimal zu nutzen.
- Analyse der aktuellen Situation
Analysiere und dokumentiere grob, wie Du derzeit Deine Arbeitszeit hauptsächlich nutzt. D.h. erstelle eine Liste der Tätigkeiten, die Du täglich, wöchentlich und monatlich routinemäßig durchführst.
Bewerte die Haupttätigkeiten im Hinblick auf die Ergebnisse oder den Wert, den die jeweilige Tätigkeit erzeugt. Außerdem clusterst Du die Aufgaben nach Manager und Worker-Tätigkeiten.
Hintergrund: Du möchtest wissen
A) mit welchen Tätigkeiten Du die besten Ergebnisse erzielst und für das Unternehmen den größten Wert haben
B) wie viel Deiner Gesamtzeit Du Unternehmer, Manager oder Worker bist - Datensammlung und -auswertung
Erfasse zunächst einige Wochen lang genau, wie viel Zeit Du ungefähr für jede Aufgabe verwendest. Wenn Du es genau wissen möchtest, trackst Du jede halbe oder Stunde, was Du gemacht hast.
Abends oder einmal pro Woche wertest Du aus, wie viel Zeit Du für:
A) Unternehmer-, Manager- und Worker-Tätigkeiten investiert hast.
B) welche Tätigkeiten wirklich wichtig waren, um ein großes Problem zu lösen, und welche Tätigkeiten einen enormen Wert hatten, der Dir mehr Projektfortschritt in Richtung ideale Szene oder Umsatz gebracht hat. - Identifikation der „Good“ und „Bad“ 20 % Deiner Zeit
Analysiere einmal pro Woche die gesammelten Daten, um die 20 % der Aufgaben – Deine zukünftigen Schlüsselaufgaben – zu identifizieren, die den größten positiven Einfluss auf Deine Arbeit bzw. Deinen Wert haben.
Diese Tätigkeiten verstärkst Du, indem Du die „Bad 20 %“ Tätigkeiten konsequent abstellst. 🤗 - Bewertung der verbleibenden 60 %
Schaue Dir die Aufgaben mit geringerem Nutzen an und überlege, welche Du davon
automatisieren oder delegieren kannst.
So kannst Du noch einmal Ressourcen für die „Good 20 %“ Aktivitäten freisetzen. 🙂 - Priorisierung und Neuausrichtung
Gib den 20 % Deiner Top-Aufgaben die höchste Priorität und lenke mehr Ressourcen auf sie.
In Deiner Tages-, Wochen- und Monatsplanung haben diese Aufgaben immer Priorität 1!
Erledige also immer zuerst diese Aufgaben, bevor Du weitere To Do`s hinzufügst. - Delegieren oder Outsourcen
Gib weniger wichtigen Aufgaben an Kollegen, Partner oder Dienstleister ab.
Wichtig: Hier wird in der Praxis immer am falschen Ende gespart!
Du bist der Unternehmer oder die Führungskraft. Berechne mal Deinen Stundenwert für das Unternehmen, wenn Du Dich auf Aktivitäten konzentrierst, die Umsätze oder große Projektfortschritte durch Managen/Führung einbringen.
Höre damit auf, sinnlose Tätigkeiten oder Worker-Tätigkeiten auszuführen. 😬 - Prozessoptimierung
Überlege, durch welche Prozesse – wie z.B. Automatisierung – Du Routineaufgaben effizienter gestalten kannst und führe sie ein.
Tipp: Konzentriere Dich zuerst auf die Aufgaben/Tätigkeiten, die am häufigsten vorkommen und die meiste Zeit kosten. - Klare Zielsetzung & Fokussierung
Definiere die Ziele der verstärkten Fokussierung auf Deine Top-Aufgaben so konkret wie möglich.
Deine Hauptaufgabe als Unternehmer und Führungskraft ist es, Targets zu setzen und diese durchzusetzen. Das gilt auch für Dich selbst – sei diszipliniert und konzentriere Dich immer auf die „Good 20 %“.
Dadurch wirst Du extrem effektiv und generierst zusätzlich Zeit für Dich und Projekte oder Aufgaben, auf die Du Lust hast – damit meine ich Dinge, die „nice to have“ sind. 😀
Für mich ist das unter anderem dieser Blog. Er ist für mich ein Wellness-Projekt, mit dem ich mich weiterentwickle, mein Wissen teile, um anderen zu helfen und trägt auch zu meinem Hauptbusiness bei. 🙂 - Implementierung und Überwachung
Setze Deine gewonnenen Erkenntnisse und Pläne in die Tat um. 😉
Überprüfe bzw. analysiere auch regelmäßig, wie gut sie funktionieren.
Ich bin davon überzeugt, dass ich Dir mit diesem Blogartikel und dieser Checkliste wertvolle Erkenntnisse und Werkzeuge gegeben habe. ✌️🙂
Jetzt liegt es an Dir, diese Checkliste konsequent umzusetzen.
Nutze das Know-how aus der Praxis und das Naturgesetz bzw. das Pareto-Prinzip, um Dein Zeitmanagement auf das nächste Level zu bringen. 😎
Die vollständige Checkliste findest Du Downloadbereich. - Feedback und kontinuierliche Anpassung
Bitte um Rückmeldungen von Deinen Kollegen und ggf. Vorgesetzten, um Deine Methoden zu verfeinern.
Manchmal sieht man den Wald vor lauter Bäumen nicht oder erfolgreiche Tätigkeiten fallen schleichend aus den „good 20 %“ wieder raus. 😉
Daher ist es wichtig, dass Du als Führungskraft und Dein Team aufeinander achtet und Euch gegebenenfalls gegenseitig korrigiert.
So stellst Du mit Deinem Team sicher, dass Ihr Euer Zeitmanagement im Griff habt und wesentlich mehr erreicht als der Mitbewerb. 😎
Praxisbeispiel: Das Pareto-Prinzip in Deinem Unternehmen
Pareto-Methode in der Praxis
Lass uns das Ganze noch greifbarer machen und schauen, wie die Pareto-Methode in der Praxis wirklich funktioniert.
Stell Dir einen freiberuflichen Steuerberater vor, der täglich mit einer Flut von Aufgaben jongliert.
Von der Beratung seiner Klienten über die Buchhaltung bis hin zur Bearbeitung von Steuererklärungen – die To-do-Liste scheint endlos.
Doch hier kommt unser Beispiel für die 80/20-Regel ins Spiel. Es beleuchtet alle Aufgaben und identifiziert sie nach dem Prinzip 20 % Aufwand und 80 % Erfolg.
🔍 Ausgangslage
Du bist ein Steuerberater, der ein breites Spektrum an Mandanten aus verschiedenen Branchen betreut. Deine Arbeit umfasst alles, von der Buchhaltung bis hin zu komplexen Steuererklärungen und Beratungen.
Du bemerkst, dass einige Mandate unverhältnismäßig viel Zeit beanspruchen, ohne entsprechend zum Umsatz beizutragen.
📊 Anwendung des Pareto-Prinzips
- Analyse der Mandate: Du nimmst Dir die Zeit, alle Mandate der letzten 12 Monate genau unter die Lupe zu nehmen, insbesondere im Hinblick auf den Zeiteinsatz und das daraus resultierende Honorar.
- Identifikation der 20 %: Du stellst fest, dass gerade mal 20 % der Mandate – zum Beispiel die umfassende Beratung von mittelständischen Unternehmen – satte 80 % des Gesamtumsatzes ausmachen.
🎯 Strategische Neuausrichtung
- Priorisierung lukrativer Mandate: Du entscheidest, Deinen Fokus verstärkt auf mittelständische Unternehmen zu legen, die tiefgehende Beratungsleistungen benötigen und einen signifikanten Beitrag zum Umsatz leisten.
- Trennung von den „Bad 20“ Kunden: Du entscheidest, Dich von den Mandanten zu trennen, die nicht genug Einnahmen generieren und viel Zeit kosten.
- Zielgerichtete Mandantenakquise: Du richtest Deine Akquisestrategie gezielt auf Unternehmen aus, die einen hohen Bedarf an Deinem Beratungs-Know-how haben.
- Tipp: Wenn Du Deine „Good 20“ Kunden mit exzellentem Service versorgst, werden diese Dir genau die richtigen Mandanten empfehlen (Gleiches zieht Gleiches an). 😉
⏳ Zeitmanagement und Prozessoptimierung
- Standardisierung von Abläufen: Du entwickelst Checklisten und digitalisierst Prozesse für Routineaufgaben, was die Produktivität bei Steuererklärungen und Jahresabschlüssen erheblich steigert.
- Outsourcing: Weniger gewinnbringende, zeitaufwendige Aufgaben gibst Du an kompetente Mitarbeiter oder externe Dienstleister ab.
🚀 Ergebnis
- Steigerung Deiner Leistungsfähigkeit: Du hast nun mehr Kapazitäten für Beratungsmandate, die den größten Umsatzanteil darstellen.
- Erhöhte Profitabilität: Indem Du den Fokus auf hochwertige Beratungsleistungen legst und Routineaufgaben auslagerst, verbesserst Du das Verhältnis von Zeiteinsatz zu Honorareinnahmen deutlich.
- Work-Life-Balance: Durch das optimierte Zeitmanagement und die Konzentration auf Deine Beratungskompetenzen erreichst Du eine bessere Balance zwischen Berufs- und Privatleben.
Vor- und Nachteile des Pareto-Prinzips für Unternehmer
Indem Du die Vor- und Nachteile des Pareto-Prinzips für Dein Zeitmanagement verstehst und abwägst, kannst Du es als Werkzeug nutzen, um Deine unternehmerischen Entscheidungen zu schärfen und Deine Ressourcen optimal einzusetzen.
Vorteile des Pareto-Prinzips:
- Fokussierung: Es hilft Dir, Dich auf die Aufgaben zu konzentrieren, die den größten Einfluss auf Dein Unternehmen haben.
- Effizienzsteigerung: Indem Du Deine Ressourcen auf die wichtigsten 20 % Deiner Aufgaben konzentrierst, kannst Du Deine Produktivität und Effizienz erheblich steigern.
- Entscheidungsfindung: Es erleichtert die Entscheidungsfindung, indem es klare Prioritäten setzt und bei der Identifizierung der Schlüsselbereiche für Investitionen und Verbesserungen unterstützt.
- Ressourcenallokation: Es unterstützt eine effektivere Zuteilung von Zeit, Geld und Personal.
Nachteile des Pareto-Prinzips:
- Vereinfachung: Es kann zu einer Übervereinfachung komplexer Probleme führen, indem die Bedeutung der restlichen 80 % der Anstrengungen unterschätzt wird.
- Flexibilitätsverlust: Die strikte Anwendung der 80/20-Regel kann die Flexibilität einschränken und zu einer Vernachlässigung potenziell wichtiger Aufgaben führen.
- Dynamik ignorieren: Es berücksichtigt nicht die sich ändernden Umstände und die Dynamik des Geschäftsumfelds, was zu verpassten Chancen führen kann.
- Einseitige Sichtweise: Es könnte zu einer einseitigen Sichtweise führen, die innovative und kreative Lösungen für weniger offensichtliche Probleme übersieht.
Verbessere Deinen Führungsansatz: Entdecke Dein wahres Potenzial
Ich habe Dir in diesem Beitrag wertvolle Tipps gegeben, wie Du Dein Zeitmanagement optimieren kannst.
Jeder kann das 80/20-Prinzip erlernen und seine Vorteile daraus ziehen. Mit der richtigen Umsetzung wirst Du Deine Ergebnisse maximieren. 😎
Damit Du am Ball bleibst, empfehle ich Dir den Führungsnewsletter!
Hier bekommst Du nicht nur weitere Tipps zum Zeitmanagement oder Prioritäten, sondern auch viele wertvolle Insights zur Mitarbeiterführung. 🙂
Falls Du die vollständige Checkliste „10 Schritte zur Umsetzung nach Pareto“ noch nicht kostenlos heruntergeladen hast, dann erledige es jetzt. 🤗
FAQ: Häufig gestellte Fragen zum Thema Pareto-Prinzip & Zeitmanagement
In der Praxis und auch hier im Blog bekomme ich häufig Fragen zu einem verbesserten Zeitmanagement mithilfe des 80/20-Prinzips von Pareto.
Die am häufigsten gestellten Fragen und meine Antworten habe ich Dir in diesem Artikel zusammengestellt – siehe FAQ.
Resümee:
In diesem Artikel haben wir das mächtige Pareto-Prinzip auf die Welt des Zeitmanagements für Unternehmer und Führungskräfte angewendet.
Wie Du gelesen hast, ermöglicht das Prinzip, mit 20 % der Aufgaben 80 % der Ergebnisse zu erzielen – eine extreme Effizienzsteigerung in allen Bereichen Deines Unternehmens, wenn Du das Prinzip bei Dir und Deinen Mitarbeitern etablierst. 🤗
Von der Reduktion der Zeit- und Ressourcenfresser bis zur Optimierung Deiner hochwertigsten Kunden- und Mitarbeiterinteraktionen – die Anwendung des Pareto-Prinzips wird Dein Zeitmanagement und Deine Produktivität auf das nächste Level bringen und Deinen Erfolg nachhaltig steigern. 😎
Bist Du bereit, das Pareto-Prinzip in die Praxis umzusetzen?
Starte noch heute mit der Checkliste und erlebe, wie eine fokussierte Anwendung des 80/20-Prinzips nicht nur Deine Arbeitsweise, sondern auch die Deines Teams effizienter gestaltet. 😀
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Hintergrund: Ich möchte mehr Unternehmern und Führungskräften helfen, ihr Zeitmanagement zu optimieren, damit der Mittelstand wieder stärker wird. 🙂
